SECRETARIA

La profesión de auxiliar administrativo está orientada a realizar actividades elementales en centros privados o públicos.
Sin duda, son un elemento vital si se quiere llevar a cabo una buena gestión empresarial.

Funciones:

Sus funciones principales están relacionadas con el trabajo de oficina, como pueden ser:

Tramitar correspondencia, su entrada y salida.
Recepción de documentos.
Atender llamadas telefónicas.
Atender visitas.
Archivo de documentos.
Cálculos elementales.
Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.
Estar al día de la tramitación de expedientes.
Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones.
Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones Públicas con los que esté más relacionada la sección de que dependa.
Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan.
Completo conocimiento de uno o más idiomas extranjeros.
Amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.
En definitiva, la figura de la persona profesional del secretariado es como gestora del tiempo del directivo con el que colabora, para que éste no deba preocuparse más que en la toma de decisiones que beneficien el progreso de la compañía.

LUGAR DE TRABAJO

Pueden ser cualquier lugar donde sea necesaria una persona que tenga la capacidad suficiente, pudiendo ser una empresa privada, una Administración Pública o cualquier otro lugar donde se deban desarrollar las funciones descritas. En las distintas Administraciones Públicas se requieren otras características añadidas a las exigidas y que están redactadas en las distintas leyes estatales, autonómicas o locales para tener acceso al puesto de trabajo, asimismo es necesario superar alguna prueba consistente en responder una serie de preguntas o realizar un supuesto práctico o alguna prueba con la tecnología que se utiliza en ese momento, como puede ser de mecanografía o soltura con algún software informático, donde se demuestra que tiene la capacitación necesaria para el desempeño de la tarea. La ventaja de trabajar en las Administraciones Públicas se halla en que es un trabajo para toda la vida (funcionario público) mientras las leyes no digan lo contrario. En algunas empresas privadas también se da algún caso puntual donde es necesario realizar alguna prueba demostrativa de capacitación, pero muchas de éstas pueden ser “empresas familiares” donde todo quede entre parientes, siendo ellos mismos los que ejerzan de jefes y trabajadores, por lo que el acceso es más limitado. pero que es secretaria en si es una persona que ejerce un trabajo en oficina y que es muy indispensable su labor.

RESPONSABILIDAD DE LA SECRETARIA

• Mucha discreción en asuntos confidenciales
• Tacto para lograr cooperación
• Responsabilidad en el cumplimiento de su función
• Veracidad de los datos obtenidos
• Responder por los elementos otorgados en el trabajo
• Responsabilidad en el manejo de dinero, títulos o documentos

ELEMENTOS DE LA SECRETARIA

• Audífonos
• conmutador
• impresora
• procesador de palabra
• maquina de escribir
• calendario
• documentación
• rolodex
• teléfono
• computador
• calculadora
• librero
• archivador
• fotocopiadora
• blog de mensajes
• blog de papel
• grapadora
• sujeta papel
• desengrapado
• tajalápiz
• sobre
• dispensador de cinta
• dispensador de ganchos
• tarjetas personales
• tablilla
• agenda
• hoja de asistencia
• chequeras
• tijeras
• abre cartas /corta plumas
• perforadoras
• almohadilla de tinta
• sello de goma
• lapicero
• lápiz bolígrafo
• marcador
• borrador
• sujeta papel
• gancho
• sujetador de carpeta
• grapa
• tachuela
• chincheta
• ficha
• libreta de notas
• notas auto adhesivas
• libretas de mensajes
• etiquetas
• cinta
• colbon
• corrector
• papel carbón
• papel computador